Il rimborso spese all’amministratore è uno strumento utile per riconoscere i costi sostenuti nell’interesse della società. Se ben gestito, consente di trasferire risorse dalla SRL all’amministratore senza generare imposizione fiscale aggiuntiva, e al contempo riduce l’imponibile aziendale. Ma per funzionare davvero, deve rispettare requisiti precisi di tracciabilità, inerenza e documentazione.

Cos’è e come funziona

Il rimborso spese è il meccanismo con cui l’impresa restituisce all’amministratore le somme da lui anticipate per attività aziendali: viaggi, vitto, alloggio, carburante, acquisto di beni strumentali, ecc. La società rimborsa l’importo a fronte di una nota spese corredata da giustificativi, registrando il tutto correttamente in contabilità. In questo modo, la spesa è deducibile e non tassata in capo all’amministratore.

Quando è deducibile

La deducibilità del rimborso è regolata dall’art. 95, comma 3 e 3-bis, del TUIR. Affinché sia fiscalmente valido:

•⁠  ⁠la spesa deve essere inerente all’attività aziendale;

•⁠  ⁠deve risultare da documentazione fiscalmente valida (fatture, scontrini, ricevute);

•⁠  ⁠deve rispettare i limiti previsti per alcune tipologie di spesa (es. trasferte);

•⁠  ⁠il rimborso deve avvenire con criteri trasparenti e coerenti con la policy aziendale.

Tipologie di rimborso e impatto fiscale

► Rimborso analitico: basato sulle spese effettivamente sostenute. Documentazione dettagliata obbligatoria. Limiti di deducibilità per vitto e alloggio: 180,76 €/giorno (trasferte in Italia), 258,23 €/giorno (estero).

► Rimborso forfettario: prevede un importo fisso, stabilito in anticipo. Non richiede documentazione dettagliata, ma deve essere deliberato. Deducibile al 100% per l’impresa.

► Rimborso misto: combina parte fissa e parte analitica. Mantenendo i criteri di entrambe le formule, permette una maggiore flessibilità e deduzione completa.

► Rimborso chilometrico: rimborsa l’uso di veicoli personali. Deduzione piena solo entro i limiti di potenza fiscale (17 CV benzina, 20 CV diesel); oltre, deduzione ridotta secondo tabella ACI.

Un’opportunità fiscale se ben gestita

Se impostato correttamente, il rimborso spese amministratore consente all’azienda di:

•⁠  ⁠ridurre l’imponibile fiscale in modo trasparente;

•⁠  ⁠valorizzare il lavoro dell’amministratore senza caricarlo di imposte aggiuntive;

•⁠  ⁠evitare contestazioni da parte del Fisco grazie alla tracciabilità e alla correttezza formale.

Errori da evitare

•⁠  ⁠Mancanza di documenti a supporto;

•⁠  ⁠Rimborso di spese non attinenti all’attività aziendale;

•⁠  ⁠Superamento dei limiti di deducibilità senza adeguata motivazione;

•⁠  ⁠Utilizzo non coerente della tipologia di rimborso rispetto alla realtà operativa.

FAQ Rimborso spese amministratore SRL

Quali spese può rimborsare la SRL?

Spese di trasferta, carburante, pedaggi, vitto, alloggio, parcheggi, strumenti di lavoro, telefonia, a condizione che siano documentate e inerenti.

Come viene tassato il rimborso all’amministratore?

Se conforme ai criteri previsti, non è tassato in capo all’amministratore e è deducibile per l’impresa.

È meglio il rimborso forfettario o analitico?

Dipende dall’attività svolta. Il forfettario semplifica la gestione, ma l’analitico garantisce maggiore aderenza alle reali spese sostenute.

Come documentare correttamente le spese?

Attraverso note spese dettagliate con scontrini, fatture o ricevute. Ogni spesa va tracciata con data, importo, causale e firma.

Lo Studio De Petris e Associati supporta le imprese nella corretta impostazione e gestione dei rimborsi spese agli amministratori, offrendo consulenza fiscale mirata e soluzioni conformi alle normative vigenti.